20世纪八十年代初期，中国经济还很落后，外部信息也很闭塞，出国留学主要依靠国家公派，有幸踏入国外大学深造的学子凤毛麟角。进入21世纪以来，随着中国经济高速发展，随着全球经济一体化的不断深入，高等教育也越来越趋向国际化。据统计，近十年来，中国出国留学人数翻了两番，中国已成为世界上第一大留学输出国。

　　华中科技大学是国家教育部直属的综合性重点大学，国家“211工程”“985工程”首批重点建设高校。学校以工科和医科为特色，同时包含哲学、经济学、法学、教育学、文学、理学、管理学、艺术学等8大学科门类，每年招收本科生和研究生各近8000名。学校坚持开放式办学理念，目前已与世界上35个国家和地区的100多所大学建立了良好的校际交流关系。在高等教育国际化、国际交流与合作日益频繁的背景下，学生因个人深造、交流互换、工作需要、出国移民等原因，需要办理出国成绩证明的总人数，近年来一直保持较高的增长速度。笔者所在的档案馆，每年接待各类档案查询利用近万人次，其中出国成绩证明业务占近三成。下图为2011-2016年我馆受理出国成绩证明业务人数统计：

　　不断增加的工作量和越来越高的服务要求之间的矛盾，对我们的档案服务水平提出新的挑战，同时也对学校的综合管理能力提出新的考验。如何在信息化背景下，顺应时代潮流，改革传统服务模式，为学生提供更规范快捷的出国成绩证明服务，我们一直在努力探索。

　　一、出国成绩证明传统模式

　　(一)统一模板，保证证明的规范性

　　制定清晰的出国成绩证明办理流程，并根据全校学生不同的学历层次，按普通本科、硕士、博士、成人教育专科/本科、辅修二学位、高考成绩等分门别类制作了规范的中英文成绩和证书模板，上传至档案馆网站。这样既能保证档案馆出具证明的严肃性和统一规范性，同时也展示了学校良好的校园文化，成为世界了解学校的一个窗口。

　　(二)委托翻译和自行翻译并行

　　受理学生的出国成绩证明业务，分为两种形式：

　　(1)委托翻译：学生前来档案馆提取原始成绩后，委托档案馆进行翻译。工作人员利用成绩翻译软件逐条录入学生的姓名、学号、中文课程名称、成绩、学分等个人信息，最后生成中英文对照的成绩报表。证书翻译则根据档案馆制作的统一模板，手工逐条录入中文证书上对应的个人信息。 由于受理的稿件比较多，而翻译工作又很耗费时间，所以一般需要5个工作日才能取件。这种方式适合对时间要求不高的学生。

　　(2)自行翻译：学生前来档案馆提取原始成绩后，登录档案馆网站下载标准模板，自行完成成绩、证书的翻译，再到档案馆进行现场审核盖章。自行翻译的优势在于现场办理，学生可以节省时间和金钱。

　　(三)网上代办，提供人性化服务

　　学生毕业离校后，专程从外地回到母校办理出国成绩证明，甚至等5天左右才能拿到所需要的证明材料，这对于大部分有需求的外地校友来说，是一件很困扰的事情。开通网上代办服务，是我们深化档案服务的人性化举措。凡不方便前来现场办理的校友，可登录档案馆网站，通过官方邮箱提交申请，由工作人员代为完成翻译盖章工作，并邮寄到学生指定的地址。

　　二、传统模式的局限性

　　传统的出国成绩翻译，主要依靠人工完成，不论是在管理模式上，还是在工作效率和服务水平上，存在一定的局限性：

　　(一)委托翻译

　　(1)课程翻译数据库不完整

　　课程翻译数据库，是由档案馆工作人员根据教务部门公布的培养计划，对英文课程翻译进行手工收录。经过十多年的积累，课程数据已经相当丰富。但是在后期的翻译过程中，依然不时会遇到数据库里没有收录的少数课程，需要翻译人员自行翻译。因为涉及的专业范围太广，受专业外语水平限制，对课程名称的英文翻译难以做到十分准确规范。

　　(2)过程繁琐，制作周期长

　　传统的翻译软件，虽然能够将逐条录入的中文课程名称，对应生成英文翻译，但是整个成绩报表上需要人工录入的分数、学分等其他信息点太多，耗时费力并且容易出错。同时因为受理的翻译稿件多，学生往往需要等待五到十个工作日左右才能拿到证明材料，高峰期需要等待的时间更长。另一方面，工作人员尽管承担着繁重的压力，但是工作效率依然不高，影响学生的申请时间，同时也影响档案馆对外服务形象。

　　(二)自行翻译

　　(1)课程翻译缺乏一致性

　　在对学生自行翻译材料的审核工作中，我们严格把关成绩报表的真实性与规范性。但是对于学生有意无意出现的翻译小错误，受专业外语水平的限制，难以一一及时发现。因此，不得不说自行翻译中，存在一定的管理漏洞。

　　(2)过程复杂耗时

　　学生自行翻译的稿件，从格式到内容上都难免会出现一些小错误。本着严格把关，规范办理的原则，每个学生平均需要经过三次左右的反复审核修改，才能最后完全符合要求。这样不仅耗费学生时间，同时也无形中增加了审核老师的工作强度。

　　(三)网上代办成绩证明

　　外地校友通过邮箱委托档案馆办理成绩证明的，通常需要经过反复多次的邮件沟通，才能真正弄清楚学生的具体要求;而费用计算，则由老师经过人工核算后提供给学生总金额，学生并不清楚具体的收费明细;学生从开始联系到最后收到材料，更是一个漫长的等待过程;同时每年两千多封邮件的处理，也耗费工作人员大量的时间和精力。

　　三、出国成绩证明新模式

　　随着计算计和互联网的普及，人类正在由工业化时代进入信息化时代。经济学家们普遍认为，进入21世纪后，信息将成为第一生产要素，同时将构成信息化社会的重要技术物质基础。如何在信息化时代背景下，提高科学化管理水平，不断提升工作效率，为校友提供更高效、更便捷的优质服务，是高校档案工作者努力追求的目标。具体到出国成绩证明上，我们经过几年的不断改进和完善，目前正式进入一个规范高效的服务模式中。

　　(一)共享教务系统数据，开发自动翻译软件

　　新开发的自动翻译软件，改变了传统翻译中依靠人工录入的模式。充分发挥信息资源共享的优势，自动生成中英文对照的成绩、证书报表：

　　(1)档案馆提供完整的中英文对照版课程翻译数据库，并提供各学历层次出国成绩和学历学位证书标准模板。

　　(2)注册中心授权档案馆，共享实时更新的学生成绩表单的完整信息;经与馆藏纸质教学档案进行核对属实后，作为翻译成绩、证书的依据。

　　(3)电脑公司开发翻译软件：新的翻译软件进入注册中心数据库中，将学生成绩表单中的中文课程名称自动匹配英文翻译，并按照规定的模板格式，把分数、学分等其他基本信息自动转换到新的中英文对照版成绩报表上来。证书翻译则通过翻译软件自动读取学生成绩表单中的院系、专业、毕业、学位等信息，按照预先设定的模板，自动匹配对应的英文，完成证书的自动翻译。新的软件解决了人工翻译周期长，过程繁琐，容易出错的低效率现状。同时依托注册中心的原始数据，最大限度地保证成绩证明的真实性。

　　(二)开发网上代办自助系统

　　把出国成绩证明涉及的内容按学历层次设计成菜单式。用户进入系统后，根据自己的实际需要，自行选择办理内容和数量，并根据系统自动生成的费用清单完成自助付款。制作完成的成绩证明材料按照学生提供的邮寄地址寄出。网上代办自助服务平台，省却了传统代办过程中反复的邮件沟通，顺应了信息化时代，人们期望通过互联网快速传递诉求，获得更加公开透明、高效便捷服务的需求。

　　(三)开发综合档案业务利用系统

　　积极抓住学校打造校园网络服务大平台机遇，入驻学校网上办事大厅，利用新开发的综合档案业务利用系统，为广大在校师生员工提供网上服务。学生通过网络提交申请后，工作人员按要求准备好出国成绩材料，通知学生按约定时间前来取件。这样就免去以往从档案馆取成绩——回去翻译——档案馆审核——反复修改的过程，高峰期学生排长队等候审核的现象将成为过去，档案馆管理和服务水平得到一次大的提升。

　　四、应用自动翻译软件存在的问题及解决办法

　　在教务处信息化平台下，通过读取注册中心学生信息，即刻自动生成中英文对照版成绩报表的高效率前提下，档案馆有条件取消学生自行翻译业务，所有出国成绩证明均由服务窗口即时提供。这样不仅解放了老师繁重的审核工作，同时也避免了学生课程翻译的随意性，最大限度地保证了成绩、证书翻译的真实性和规范性。但是在实际操作中，自动翻译还存在一些实际问题，有待解决：

　　随着教学改革不断深入，课程频繁调整，新的课程名称不断增加。自动翻译过程中，若系统无法找到匹配的英文课程名称，在自动生成的英文成绩报表上，就会留下少量中文课程名称，需要人工进行翻译。这样，设想中的通过输入学生姓名，即时打印中英文成绩报表的效果就会打折扣。因此，完整的英文课程数据库在整个翻译环节中显得尤为重要。目前，教务处和研究生院分别拥有自己的英文课程数据库，各自开发自己的翻译软件。而档案馆，则需要投入大量的精力，重复下载收录这两个部门形成的英文课程数据库。三个部门各自为政，重复投入，导致资金、资源和人力的不必要浪费。

　　一流的大学，必然要求一流的管理水平。学校主管部门应站在全局的高度，积极协调整合各部门间的教学资源共享，形成完整的中英文课程数据库;并投入资金开发功能强大的翻译软件，分发给相关单位共同使用。这样既可以减少人力、财力、物力的重复投入，更可以使全校各部门出具的成绩证明保持规范和统一。

　　随着学校争创双一流大学工作的不断推进，随着高等教育国际化程度的日益加深，教务部门应该面向世界，放眼未来，充分利用手中完整的培养计划资源，积极完成HUB系统的升级工作，达到直接向学生提供中英文对照版成绩单的标准，这样既能保证课程翻译的唯一性和规范性，同时也可免去后期不必要的中文成绩、证书的翻译转换问题，这才是解决问题的根本办法。

　　学生出国成绩证明的办理，是高校档案馆档案服务利用的一项重要内容，也是高校学籍档案社会价值得到充分发挥的重要体现。如何在信息化时代背景下，积极探索出国成绩证明的科学有效方法，促进学籍档案利用工作，提升档案服务水平，不仅是档案工作者不可推卸的责任和义务，同时也值得学校有关管理部门重视和深思。

　　参考文献：

　　[1]曾虹,王青.高校出国学生学籍档案利用工作探索[J].陕西档案， 2014(5).

　　[2]韩忠全.成绩档案翻译制作现状及翻译管理软件研发构想[J].黑龙江教育，2014(11).

　　责任编辑朱守锂